Papierfreies Büro: Diese Schritte bringen Sie in die richtige Richtung

Papier und Stift können in vielen Fällen praktisch sein – schnell ein paar Gedanken festhalten, eine Telefonmitschrift anfertigen oder einem Kollegen eine Nachricht hinterlassen. Fast an jedem Computerbildschirm in deutschen Büros werden Sie vermutlich eine oder mehrere Haftnotizen finden – hierzulande sind wir noch ziemlich analog unterwegs, und das macht vieles unübersichtlich. In diesem Artikel schauen wir uns an, wie du dein Büro Schritt für Schritt auf papierlos umstellst! 

,,Sich verzetteln“: Nachteile von Papier im Büro 

Wie alles, so hat auch das papierfreie Büro seine Vor- und Nachteile. Papier hat sich in den letzten Jahrhunderten als Kommunikationsmittel bewährt und soll jetzt von neuer Technik ersetzt werden? – das macht gerade ältere Menschen schnell stutzig. Daher schauen wir uns zunächst an, welche Nachteile Papier konkret hat und warum eine digitale Lösung sinnvoller sein kann. 

Papier und kleine Notizen sind immer ortsfest und wahrscheinlich nicht gerade dann verfügbar, wenn du dich spontan in einem anderen Gebäude oder im Homeoffice aufhältst. Damit du auch jede kleinste Notiz immer bei dir hättest, wäre ein immenser Organisationsaufwand nötig, der im Alltag kaum realistisch ist. Du bist im Homeoffice und musst in einem Ordner deiner Firma eine bestimmte Rechnung heraussuchen – schon muss ein Kollege angerufen werden, der diese Aufgabe für dich erledigt – der erste Grund für das papierlose Büro. 

In einem papierlosen oder digitalen Büro sind alle Notizen, Dokumente und Ideen-Boards in einem zentralen Dokumentenmanagementsystem organisiert. Auf dieses haben alle Mitarbeiter der Firma Zugriff, beziehungsweise auf dementsprechende Teilbereiche. Alle Notizen fertigst du nun auf einem Tablet oder Notebook an und lädst sie in den entsprechenden Ordner hoch – auch wenn es nur eine kleine Haftnotiz für den Kollegen ist, die du ihm dann zuweisen kannst. Dokumente aus anderen Abteilungen des Unternehmens wie der Buchhaltung kannst du dann auch bequem von jedem Ort abrufen, da sie online gespeichert sind – somit erleichtert das papierfreie Büro hier viel Lästiges Hin und Her.

Umso größer das Unternehmen ist, umso mehr bietet sich auch das papierfreie Büro an. Denn in einer großen Firma schwirren täglich Unmengen von Dokumenten aller Art umher, die sortiert und abgeheftet werden müssen. Schnell kann es passieren, dass ein wichtiger Brief von Finanzamt oder andere Unterlagen in den Untiefen eines Aktenordners verschwinden – wo du dann eine Stunde deiner eigentlichen Arbeitszeit damit verbringen musst, sie wieder herauszusuchen.

In einem papierfreien Büro kannst du bequem nach allen Arten von Dokumenten suchen – egal ob nach Wort, Datum oder Art des Schreibens. Wenn alles ordnungsgemäß gespeichert und aufgezeichnet wurde, findest du so jeden Brief blitzschnell wieder, wenn es darauf ankommt. Somit schont das papierfreie Büro nicht nur deine Nerven, sondern bewahrt dich auch vor Überstunden durch endloses Suchen.

Selbstverständlich ist ein papierfreies Büro auch GoBD-konform. Der Gesetzgeber sieht sogar vor, dass die Dokumente nach der ordnungsgemäßen Digitalisierung vernichtet werden können. Somit sparst du dir eine Menge Lagerplatz und machst es den Behören einfacher, deinen Betrieb bei Bedarf zu kontrollieren oder bestimmte Dokumente vorzuweisen. Papieroriginale müssen nur in ganz wenigen Ausnahmefällen noch in ,,Rohform“ aufbewahrt werden. 

Die Anforderungen an ein modernes Büro sind in den letzten zehn Jahren enorm gestiegen. Auch die schrittweise immer stärkere Umstellung auf papierfreie Büros gehört hier dazu, auch wenn dies mit einigem Aufwand verbunden ist. Doch auch andere Aspekte repräsentieren ein modernes und nachhaltiges Unternehmen, beispielweise ergonomische und verstellbare Büromöbel von desqup. 

Der höhenverstellbare Schreibtisch ist heute in einem modernen Büro Standard, informieren Sie sich hierzu gerne auf unserer Produktseite oder in einem unserer zahlreichen desqup-Ratgeber! 

Schritt für Schritt zum papierfreien Büro 

Auf ein papierfreies Büro umzustellen, geht nicht vom einen auf den anderen Tag. Es müssen einige Grundlagen geschaffen werden, damit der Betrieb ohne Aktenordner und Co. dann auch wirklich funktionieren kann. In diesem Abschnitt des Textes schauen wir uns daher an, welche Dinge du vorbereiten und beachten solltest, wenn du auf ein papierfreies Büro umstellst. 

Alle deine Dokumente solltest du in einer Cloud speichern. Große Konzerne entwickeln hierfür manchmal eigene, betriebsinterne Systeme, doch auch Clouddienste von bekannten Anbietern bieten ausreichende Sicherheit. Eine Cloud brauchst du, dass du auch wirklich immer und überall auf deine Daten zugreifen kannst. Generell muss man jedoch sagen, dass kein Cloudsystem 100-prozentig gegen Hackerangriffe sicher ist – doch mit großen Anbietern wie Dropbox oder Google Drive bist du dennoch vergleichsweise gut abgesichert. 

Tipp: Nutze im Vorfeld verschiedene Testversionen der Anbieter. So kannst du herausfinden, mit welcher Cloud du am besten zurechtkommst und auf welches System du vertrauen kannst. 

Als nächsten Schritt empfehlen wir eine sehr gründliche Bestandsaufnahme aller Dokumente im Unternehmen. Es darf nicht passieren, dass ein Schreiben oder eine Rechnung noch nicht erfasst wird – dies gilt sowohl bei eingehenden als auch ausgehenden Unterlagen. Auch betriebsinterne Notizen müssen digitalisiert und eventuell den entsprechenden Mitarbeitern zugewiesen werden, damit das papierfreie Büro funktionieren kann und es nicht zu Problemen kommt. 

Hier kann eine Checkliste sowie ein Stempel für digitalisierte Dokumente helfen, damit du den genauen Überblick behältst. 

Konsistenz ist beim papierfreien Büro enorm wichtig. Am Anfang wirst du vielleicht Probleme haben, dich an die digitalen Prozesse zu gewöhnen und möchtest Rechnungen eher ausdrucken und abheften – doch davon musst du wegkommen. Wenn du ein Dokument bearbeiten möchtest, dann musst du dieses ab jetzt als PDF speichern und mit einem Programm mit Volltexterkennung bearbeiten. Dank dieser findest du das Dokument auch schnell wieder, und eine lästige Suche in Aktenordnern fällt weg. 

Wenn du auf ein papierfreies Büro umsteigen willst, dann brauchst du unbedingt einen hochwertigen und aktuellen Dokumentenscanner. Nicht jedes Schreiben oder jede Rechnung kommt bei dir per Brief an, und mit ihm dauert das Digitalisieren nur wenige Sekunden. Im Anschluss kannst du das Dokument sofort im richtigen Programm einfügen und der entsprechenden Kategorie zuordnen. Einige Dokumentenscanner arbeiten sogar mit Programmen zusammen, welche eine Volltexterkennung besitzen – sie werden also automatisch benannt. 

Das waren die wichtigsten Schritte zu einem nachhaltigen, papierfreien Büro. Durch die Schritt-für-Schritt-Digitalisierung hast du keinen Stress und der Büroalltag wird jeden Tag etwas leichter. Lästiges Suchen fällt weg, die Kommunikation ist einfacher und auch ein Überblick ist schneller geschaffen – im Großen und Ganzen ist das papierfreie Büro für die meisten Unternehmen der richtige Weg! 

Du möchtest mehr darüber erfahren, wie du ein modernes und nachhaltiges Büro einrichten kannst? Dann schau doch gerne in den desqup-Ratgebern vorbei. Hier findest du neben Artikeln rund um Gesundheit bei der Arbeit auch viele Einrichtungstipps!