Datenschutzkonforme Aktenvernichtung: So geht es umweltfreundlich & schnell

Papierkram gehört für viele Menschen nicht gerade zur Lieblingsbeschäftigung – egal ob im privaten Haushalt oder im eigenen Betrieb, innerhalb weniger Tage fallen große Mengen Papiermüll an. Damit das Chaos nicht noch größer wird als es sowieso schon ist, musst du regelmäßig überflüssige Dokumente aussortieren. Im gewerblichen Bereich gibt es hier genauere Vorgaben, jedoch solltest du auch private Dokumente bestmöglich unkenntlich machen.

In diesem Artikel zeigen wir dir die rechtlichen Grundlagen und wie datenschutzkonforme Aktenvernichtung umweltfreundlich und schnell funktionieren kann!

Rechtliche Grundlagen der datenschutzkonformen Aktenvernichtung

Zunächst wollen wir uns anschauen, welche Grundlagen es in Deutschland und Europa für die Aktenvernichtung gibt und warum sie so wichtig ist. Die europäische Datenschutzgrundverordnung regelt nämlich nicht nur das Erfassen, Speichern und Nutzen von personenbezogenen Daten, sondern auch die Vernichtung. Unternehmen sind verpflichtet, bei der datenschutzkonformen Aktenvernichtung bestimmte Grundsätze und Regeln einzuhalten, egal ob es sich um Daten auf Papier oder digitale Dateien handelt.

Für die Sicherheitsstufen bei der datenschutzkonformen Aktenvernichtung gilt die DIN-Norm 66399. In ihr ist genau geregelt, wie klein Datenträger – also beispielsweise Papier – zerkleinert werden muss, damit es sicher entsorgt werden kann. Die verschiedenen Sicherheitsstufen regeln also, welche Größe die einzelnen Papierteile nach der Vernichtung noch haben dürfen. Die jeweilige Sicherheitsstufe ist in der Regel auf einem Aktenvernichter angegeben, sie unterscheiden sich von allgemeinen Daten der Stufe eins bis hin zu hochsensiblen Daten auf Stufe sieben.

Wichtig: Personenbezogene Daten müssen mindestens auf Stufe drei vernichtet werden. Dazu zählen beispielsweise Adressdaten oder Telefonnummern. Viele günstige Aktenvernichter erfüllen jedoch höchstens Stufe eins oder zwei und sind hierfür ungeeignet, also unbedingt aufpassen!

Als Unternehmerin oder Unternehmer kannst du die datenschutzkonforme Aktenvernichtung auch selbst übernehmen. TÜV-Experten raten jedoch dazu, dass du bei besonders großen Datenmengen lieber eine externe Firma für die Vernichtung beauftragst, denn hier schleichen sich sonst gerne schnell Fehler ein.

Bei digitalen Daten solltest du die datenschutzkonforme Aktenvernichtung lieber den Experten überlassen – denn hier reicht eine einfache Löschung nicht aus, die Daten dürfen nicht wiederherstellbar sein. Gehe hier also auf Nummer Sicher und beauftrage eine Fachfirma damit, die Daten von Festplatten und Co. zu löschen.

Das waren die rechtlichen Grundlagen zur datenschutzkonformen Aktenvernichtung nach der geltenden DIN-Norm. In den nachfolgenden Absätzen schauen wir uns nun an, was es bei der Vernichtung zu beachten gibt und wie sie möglichst umweltfreundlich von Statten geht.

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So funktioniert die datenschutzkonforme Aktenvernichtung

Bei der datenschutzkonformen Aktenvernichtung gibt es keinen Weg, der für alle Daten gleichermaßen anwendbar ist. Je nachdem, wie sensibel und schützenswert die Daten sind, müssen sie nach einer höheren Sicherheitsstufe vernichtet werden. Umso höher die Sicherheitsstufe wird, umso schwieriger ist es, die Daten nach der Vernichtung wieder herzustellen. Insgesamt gibt es nach DIN 66399 sieben Sicherheitsstufen, die die Vernichtung von Daten regeln.

Das sind die sieben Sicherheitsstufen, welche auch immer auf einen Aktenvernichter angebracht sind:

• Stufe 1: Die Reproduktion ist ohne Hilfsmittel mit einem gewissen Zeitaufwand möglich
• Stufe 2: Für die Reproduktion braucht es gewisse Hilfsmittel, etwa Lupen
• Stufe 3: Sensible und vertrauliche Daten machen die Reproduktion sehr aufwendig
• Stufe 4: Großer zeitlicher und personeller Aufwand für die Reproduktion nötig
• Stufe 5: Reproduktion nur mit forensischen Geräten möglich
• Stufe 6: Vernichtung aller Daten, sodass sie auch mit technischen Methoden nicht wiederherzustellen sind
• Stufe 7: Macht die Reproduktion absolut unmöglich und wird für streng geheime Daten eingesetzt

Neben diesen Sicherheitsstufen für die Vernichtung sind auch die Schutzklassen zu beachten. Diese orientieren sich an den Datenschutzbestimmungen und grenzt grob ein, welche Daten welcher Sicherheitsstufe zuzuordnen sind. Es gibt die folgenden Schutzklassen:

• Schutzklasse 1 gilt für normale schutzbedürftige Daten. Wenn es hier zu einer Veröffentlichung käme, hätte das kaum negative Auswirkungen oder Schäden, daher gilt diese vor allem für normale Daten wie Werbung oder Adressaufkleber
• Schutzklasse 2 gilt für alle Daten mit einem erhöhten Schutzbedarf. Hiermit müssen Daten vernichtet werden, die nur bestimmten Personen zugänglich sind. Also beispielsweise Bewerber- oder Personaldaten oder auch Lohnzettel
• Schutzklasse 3 sollte die Veröffentlichung der Daten auf jeden Fall vermeiden. Hier kann es zu Schäden kommen, wenn diese an die Öffentlichkeit gelangen oder verloren gehen. Im schlimmsten Fall sind hier die Existenzen von Menschen bedroht

Datenschutzkonforme Aktenvernichtung ist erst dann möglich, wenn die Aufbewahrungsfristen der jeweiligen Akten abgelaufen sind. Diese betragen zwischen sechs und zehn Jahren, je nach Art der Daten. Diese Frist beginnt immer in dem Kalenderjahr, welches auf dem entsprechenden Datenträger vermerkt ist. Wurde ein Schreiben also im Juli 2008 erstellt, darf es eventuell erst im August 2018 vernichtet werden.

Kleine Aktenvernichter erfüllen meist nicht die Standards, welche für Büros oder auch Arztpraxen verlangt werden. Hier solltest du auf datenschutzkonforme Aktenvernichter zurückgreifen, welche auch die geltende DIN-Norm erfüllen.

So funktioniert ein Aktenvernichter

Für die datenschutzkonforme Aktenvernichtung brauchst du zwangsläufig einen Aktenvernichter – egal in welcher Größe. Je nach Schutzklasse und Sicherheitsstufe deiner Dokumente musst du darauf achten, dass der Aktenvernichter für diese Dokumente auch wirklich zugelassen ist, damit es nicht zu rechtlichen Schwierigkeiten kommt.

Ein Aktenvernichter schneidet die Papiere in winzig kleine Stücke. Entweder im Streifenschnitt, im Kreuzschnitt oder auch im wohl sichersten Microschnitt, in dem die Seiten in winzig kleine Partikel geschnitten werden. Der Streifenschnitt ist nicht besonders sicher und erfüllt die Datenschutzbestimmungen nur in den wenigsten Fällen, er wird in erster Linie im privaten Bereich eingesetzt. Der Kreuzschnitt dagegen ist etwas sicherer und findet auch bi vielen gewerblichen Aktenvernichtungen Anwendung. Bei absoluten Spitzen-Aktenvernichtern werden die geschredderten Daten noch durch ein Drahtsieb gepresst, diese kommen beispielsweise bei Regierungsdokumenten zum Einsatz.

Aktenvernichtung ist ein sensibles Thema, welches gerade in großen Unternehmen sehr ernst genommen werden sollte. Der Datenschutzbeauftragte einer jeden Firma ist dafür verantwortlich, dass diese Bestimmungen erfüllt und auch dauerhaft eingehalten werden. Solltest du dir unsicher bei der datenschutzkonformen Aktenvernichtung sein, ist es ratsamer, ein externes Unternehmen hierfür zu beauftragen.

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